几个反人类的Excel操作,中枪的同学请举手

旅游        2019-11-06   来源:qy雪路浪游

小伙伴们好啊,今天老祝和大家说说初学Excel时,最容易给自己挖的几个坑。


同一列记录包含多个属性

最常见的坑,就是给金额画蛇添足加上单位,比如万、元等等。

有同学说:没办法,老板喜欢这样,客户需要这样啊。

老祝说,每一个二逼的老板身后,总有一群苦逼的表哥表妹。

其实,咱们可以使用自定义格式来让表格中的数值显示出单位而不会影响单元格中的实际值。

格式代码是:0!.0,万


喜欢合并单元格

小伙伴们经常可以看到像下面这样的表格,因为有很多的合并单元格,所以无法排序和筛选,也无法直接汇总。要汇总分析时,需要非常复杂的公式才能完成。

对于带有合并单元格的表格,咱们可以将数据快速整理成规范的表格:

选中数据区域,先取消合并单元格。

然后按Ctrl+G,定位空值。

再输入等号,按方向键的上箭头,按Ctrl+回车。

最后复制数据区域,右键粘贴为值即可。


手工添加汇总行

为了使工作表中体现更多的汇总信息,有很多人会选择在表格中手工插入小计行和总计行,就像下图的样子:

手工添加汇总行,不仅浪费了大量的时间,而且会对数据的排名、排序等操作带来影响。一旦需要在表格中添加或删除内容,就需要重新调整表格结构,重新进行计算。

老祝说:只要在工作表中输入了规范的数据,使用分类汇总功能,就可以快速实现按类别进行汇总了:


使用空格对齐文本

录入人员名单时,为了与三个字的名字对齐,很多小伙伴会在两个字的名字中间加上空格。

在Excel中,空格也是一个字符,所以“张三”与“张 三”会被视作不同的内容,所以会影响最终的数据汇总和查询呢。

老祝说:如果要对不同字符数的姓名进行对齐,正确的方法是设置一下单元格的对齐方式:

设置完成后,适当调整单元格列宽,不同字符数的姓名会自动对齐,即兼顾了表格美观的需要,同时单元格内的实际数据也不会受影响。


不规范日期

在Excel中输入日期时,正确的日期间隔符号可以是“/”和“-”两种,即“2017/2/24”或“2017-4-24”。

但是很多人习惯写成类似“2017.2.24”或是“20170224”这样的样式表示2017年2月24日,但是这样的内容无法被Excel识别为日期。

如果后续要按时间统计某些信息,则加大了处理的难度。

对于已经录入的不规范数据,可以进行简单的处理,使其变成真正的日期格式。

第一种,选中日期所在区域,使用替换功能,把小数点替换为减号:

第二种,使用分列功能。

单击选中日期所在列的列标,数据→分列。然后依次点击【下一步】按钮,在第三步的对话框中,将列数据格式选择为日期 YMD,也就是年月日。

这里有多种日期格式,DMY、 MDY……实际使用的的时候,一定要结合数据的特点来选择哦。

写到这里,老祝忽然发现一个非常严重的问题,输入字母“YMD”,第一个候选词竟然是这样的

我去!我好像暴露了什么……


老祝说:基础数据规范了,在汇总分析时就可以游刃有余,否则就只能自己挖坑自己跳,默默无语两眼泪了。

好了,今天咱们的内容就是这些吧,祝各位小伙伴一天好心情!


图文制作:祝洪忠

专业的职场技能充电站